生成AIの指示文の例 マーケティング・営業の9業務で使える型と、入力してはいけない情報【2026年10月版】

生成AIを使ってみたが、ありきたりな文章しか出てこなかった。

中小企業のマーケティングや営業の担当者から、よく聞く声です。原因の多くは、AIの性能よりも、頼み方にあります。

この記事は、ChatGPT、Claude、Gemini、Microsoft Copilotを、マーケティングと営業の業務で使うための手引きです。

前半で、各社の公式ガイドに共通する良い指示文の書き方を整理します。後半で、9つの業務ごとに、指示文の例、出力の確認ポイント、入力してはいけない情報を紹介します。

指示文の例は、角かっこ［ ］の部分を自社の内容に置き換えて使ってください。

各社の公式ページは、2026年10月17日に開いて確かめました。画面の名前や機能は変わりやすいため、操作は最新のヘルプも合わせて確認してください。

先に結論 指示文は5要素で書き、出力は人が確かめる

最初に、この記事の結論を表にまとめます。

決めること	結論	理由
指示文の書き方	役割、目的、前提、出力形式、制約の5要素を入れる	各社の公式ガイドが、背景と形式を具体的に書くよう案内している
制約の書き方	「しないこと」だけでなく、代わりに「すること」まで書く	複数の公式ガイドが、この書き方を勧めている
長い資料	指示と資料の境目を、記号で区切る	指示と資料が混ざると、読み違えやすい
入力する情報	個人情報、秘密保持の対象、社外秘は原則入れない	入力内容の扱いは、サービスとプラン、設定で違う
出力の使い方	たたき台として扱い、数字や固有名詞を必ず確かめる	公式ヘルプも、誤りが出ることを案内している

どれも、特別な技術は要りません。型を一度作れば、業務ごとに入れ替えて使えます。

まずは毎週ある業務から

最初は、毎週発生して、出力を自分で確かめやすい業務から始めます。

議事録の整理や、問い合わせへの返信案が向いています。

この記事で扱わないこと

画像や動画の生成、プログラムの作成、自社専用のAIの開発は扱いません。

扱うのは、文章と表を使うマーケティングと営業の業務です。

公式ガイドに共通する指示文の書き方

指示文（プロンプト）の書き方は、主要な提供元が公式ガイドで公開しています。

表現は違っても、中身はかなり共通しています。

4社の公式ガイドの要点

提供元	公式ページで確かめられた要点
OpenAI	文脈、結果、長さ、形式、文体を具体的に書く。出力の形式は例で示す。結果を見て、言い回しや文脈を直していく
Anthropic	Claudeを、自社のやり方を知らない優秀な新入社員と考えて説明する。例を示す。指示と資料はタグで区切る
Google	自然な言葉で、明確かつ簡潔に、文脈を添える。複雑な作業は、複数の指示に分ける
Microsoft	目標、背景、情報源、期待の4つの部分で書く。必須なのは明確な目標だけ。回答は確認する

OpenAIの案内

OpenAIのヘルプには、指示を冒頭に置き、指示と文脈を「###」や三重の引用符で区切る方法が載っています。

「短めに」のような曖昧な言い方を、「3〜5文の段落で」のように具体的にする例も示されています。

Anthropicの案内

Anthropicのガイドは、指示を新入社員に頼む仕事にたとえています。

事情を知らない同僚に指示文を見せて、その人が迷うなら、AIも迷うという目安も載っています。

Googleの案内

Google Workspaceのヘルプは、文脈を多く渡すほど、依頼が理解されやすくなると説明しています。

関連する作業をいくつも頼むときは、別々の指示に分けることを勧めています。

Microsoftの案内

MicrosoftのCopilotのページは、プロンプトを目標、背景、情報源、期待の4つの部分で説明しています。

目標だけでも足りますが、望む結果に近づけたいときは、背景や情報源、期待を足すよう案内されています。

5要素の型 役割・目的・前提・出力形式・制約

4社の案内をまとめると、次の5つを押さえれば、大きく外れません。

5つの要素

要素	書く内容	例
役割	AIにどの立場で答えてほしいか	BtoB企業のマーケティング担当として
目的	何のために、誰に向けて使うか	来週の社内会議で共有するため
前提	知っておいてほしい事情や資料	当社は従業員○名の部品メーカー
出力形式	箇条書き、表、字数、見出しなど	表で、3列（項目、内容、担当）
制約	守ってほしい条件	資料に書かれていない事実は加えない

Googleのヘルプは、役割、作業、背景、形式の4つを使うよう案内していますが、4つ全部を使う必要はなく、いくつか使えば足りると説明しています。

この記事の5要素の型も、同じように、必要なものだけ使って構いません。

制約は「すること」まで書く

制約は、「しないで」で終わらせません。

代わりに何をするかまで書くのが、コツです。

書き方	例
弱い例	推測で書かないでください
良い例	資料の内容だけで書き、不明な点は「要確認」と書いてください

OpenAIのヘルプとAnthropicのガイドは、どちらも、してはいけないことだけでなく、代わりにすることを書くよう案内しています。

長い資料は区切って渡す

議事録やアンケートの結果など、長い文章を渡すときは、指示と資料の境目を分かりやすくします。

OpenAIのヘルプは、「###」などの記号で指示と文脈を分ける方法を示しています。Anthropicのガイドは、タグで囲む方法を示し、長い資料は指示より前に置くと性能が上がると説明しています。

この記事では、次のように、見出しの記号で区切る形にします。

【指示】

（ここに指示）

【資料】ここから

（ここに貼り付け）

【資料】ここまで

一度で完璧を狙わない

Googleのヘルプは、関連する作業をいくつも頼むときは、別々の指示に分けることを案内しています。OpenAIのヘルプは、結果を見て、言い回しや文脈を足していく進め方を案内しています。

たとえば提案書なら、骨子を作り、各項目を肉付けし、読み手の目で見直す、と段階を分けます。

分けると、修正もしやすくなります。

毎回の説明を省ける機能 プロジェクトとGem

同じ前提を、毎回書くのは手間です。

各サービスには、前提や資料をまとめておく機能があります。

機能の一覧

サービス	機能	公式ページで確かめられた内容
ChatGPT	Projects	関連するチャット、ファイル、指示をまとめられる。指示はそのプロジェクトの中だけで有効
Claude	Projects	自己完結した作業スペース。資料を置いて、プロジェクトの指示で口調や役割を決められる
Gemini	Gem	自分用に整えたGeminiを作れる。指示は、役割、作業、背景、形式の観点で書く
Microsoft	Copilot	Outlookの下書きなど、普段使うアプリの中から使える

ChatGPTのProjects

OpenAIのヘルプによると、プロジェクトには、PDF、表計算、文書、画像のファイルを加えたり、文章を貼り付けたりできます。

アップロードできるファイルの数は、プランによって違います。

プロジェクトの指示は、そのプロジェクトの中だけで有効で、全体のカスタム指示より優先されると、公式ヘルプに書かれています。

ClaudeのProjects

Anthropicのヘルプによると、プロジェクトには、独自のチャット履歴と知識の置き場があります。

資料や背景を置いておくと、プロジェクトの中のチャットで使われます。

無料のアカウントでは、作成できるプロジェクトは最大5つです。一部の利用者には、新しい版への移行が段階的に進んでいると、ヘルプに書かれています。

GeminiのGem

Googleのヘルプによると、Gemの指示は、役割、作業、背景、形式の4つの観点で書けます。

4つ全部を使う必要はなく、いくつか使えば足りると説明されています。

前提を1枚にまとめておく

プロジェクトやGemに入れる前提は、1枚にまとめておくと、9つの業務すべてで説明が短く済みます。

まとめる項目	書く内容
会社概要	事業内容、規模、所在地
主な商品とサービス	提供している内容
想定する顧客	業種、規模、立場
文体のルール	です・ます調、使わない言葉、表記の決まり

ここに、顧客の個人情報や、未公開の数字は入れません。

入力した内容の扱いはサービスと設定で違う

生成AIに入力した内容が、どう扱われるかは、サービス、プラン、設定によって違います。

公式ページで確かめられた、主な点を整理します。

4つのサービスの比較

サービス	公式ページで確かめられた内容
ChatGPT	個人向けでは、設定「Improve the model for everyone」をオフにすると、新しい会話は学習に使われない。一時チャットは、一時チャットのままなら、モデルの改善に使われない
Claude	個人向け（Free、Pro、Max）では、利用者がモデル改善を許可した場合に、会話が使われる。Incognitoのチャットは、使われない
Gemini	一部のチャットは人の審査担当者が確認する。審査担当者に見られたくない機密情報は入力しない
Microsoft	Copilot Chatは、企業データ保護が適用され、プロンプトと応答は基盤モデルの学習に使われないと説明されている

ChatGPTの場合

OpenAIのヘルプによると、「Improve the model for everyone」がオフなら、新しい会話は学習に使われません。会話は、履歴には残ります。

一時チャットは、履歴に表示されず、モデルの改善に使われません。ただし、安全のために最大30日間保持されることがあると、ヘルプに書かれています。

また、ChatGPT Business、Enterprise、Eduなどの管理されたワークスペースの内容は、既定ではモデルの学習に使われません。

Claudeの場合

Anthropicのプライバシーのページ（2026年3月16日付）は、個人向けのFree、Pro、Maxについて説明しています。

利用者がモデル改善への利用を許可した場合などに、会話が使われます。また、安全上の確認の対象になった会話は、検出の仕組みの改善に使われることがあると書かれています。

法人向けの製品は、別のページで説明されています。

Geminiの場合

Googleのヘルプによると、一部のチャットは、人の審査担当者が確認します。

審査を避けたいときは、Keep Activityの設定をオフにするか、一時チャットを使います。一時チャットは、AIモデルの学習に使われません。

ただし、設定をオフにしても、Googleは回答や安全のために、チャットを使い続けると書かれています。

また、審査されたチャットは、活動を削除しても、最大3年間保持されることがあります。

Microsoft Copilotの場合

Microsoftのページによると、Copilot Chatのプロンプトと応答は、Microsoft 365のサービスの境界の中で処理され、企業データ保護が適用されます。

プロンプトと応答は、基盤モデルの学習に使われないと説明されています。どのアカウントで適用されるかは、契約の種類で変わるため、自社の管理者に確認してください。

Microsoft 365 Copilotは、現在はMicrosoft Copilotという名前に変わったと、同じページに書かれています。

フィードバックのボタンに注意する

評価のボタン（良い、悪い）を押すと、会話が別の扱いになることがあります。

OpenAIのヘルプは、フィードバックを送ると、その会話全体が学習に使われることがあると説明しています。Anthropicのページは、フィードバックの際に、会話全体を最大5年間保存すると説明しています。

業務の内容を含む会話では、評価のボタンを押す前に、中身を確認してください。

入力してはいけない情報と、置き換えの方法

学習に使われない設定でも、入力した情報が外部のサービスに送られることは変わりません。

どのサービスでも、次の情報は原則として入力しないことをおすすめします。

入力しない4種類

種類	例
個人を特定できる情報	顧客や取引先の担当者の氏名、メールアドレス、電話番号、住所
秘密保持の対象になる情報	取引先から預かった資料、未公開の見積額や条件
社外秘の経営情報	未発表の新商品、人事、決算前の数字
認証に関わる情報	パスワード、アクセスの情報

固有名詞は置き換えてから入れる

どうしても実際の内容をもとに作業したいときは、固有名詞を置き換えてから入力します。

元の情報	置き換え
取引先の社名	A社
先方の担当者名	担当者B
具体的な見積額	見積額X
具体的な納期	納期Y

整理が終わったら、手元で元の言葉に戻します。

社内の決まりを先に作る

この線引きは、担当者ごとの判断に任せないほうが安全です。

入力してよい情報と、いけない情報を、1枚にまとめて共有します。

契約上の秘密保持の義務がある情報は、取引先との契約の内容を確認してください。

業務別の指示文の例 前半 議事録・アンケート・メルマガ・ブログ

ここからは、9つの業務の指示文の例を紹介します。

どの例も、5要素の型で書いています。角かっこ［ ］の部分は、自社の内容に置き換えてください。

9つの業務の一覧

番号	業務	向いている使い方
1	議事録と商談メモの整理	走り書きを、共有できる形に整える
2	アンケートの自由記述の分類	集計の下準備をする
3	メルマガの件名案と本文	たたき台を複数作る
4	ブログ記事の構成と推敲	構成を一緒に考える、文章を直す
5	提案書の骨子	話の流れを詰める
6	競合の公開情報の整理	比較の表を作る
7	表計算の関数作り	やりたいことから関数を提案してもらう
8	社内マニュアルの作成	口頭の手順を文章にする
9	問い合わせメールの返信案	下書きを作る

1. 議事録・商談メモの整理

走り書きのメモや文字起こしを、共有できる形に整える作業です。

指示文の例は次のとおりです。

あなたはBtoB企業の営業アシスタントです。

以下の商談メモを、社内の営業会議で共有する報告に整理してください。

【出力形式】

1. 商談の概要（3行以内）

2. 先方の課題・要望（箇条書き）

3. 当社が約束したこと（担当・期限つきの表）

4. 次回までの宿題

5. 不明点・確認が必要な点

【制約】

メモに書かれていない内容は補わず、推測が必要な箇所は「（要確認）」と書いてください。固有名詞は、メモの表記のままにしてください。

【メモ】ここから

（ここに貼り付け）

【メモ】ここまで

出力の確認ポイントは、次の表のとおりです。

確認すること	見るところ
数字と期限	日付、数量、期限がメモと一致しているか。要約で丸められていないか
約束した内容	実際には約束していない内容が入っていないか

入力してはいけない情報は、先方の担当者の氏名や連絡先、未公開の見積額、先方から聞いた社外秘の情報です。「先方担当者」「見積額X」のように置き換えて入力します。

2. 顧客アンケートの自由記述の分類

分類の型を決めて渡すと、集計の下準備が楽になります。

指示文の例は次のとおりです。

あなたは顧客調査の分析担当です。

以下は、当社サービスの利用者アンケートの自由記述です（1行に1回答）。改善の優先順位を決める社内資料に使います。

次の分類から、最も近いものを1つ選び、表にしてください。

分類：価格／使いやすさ／サポート対応／機能の要望／品質／その他

【出力形式】

表（列：回答番号、回答の要約20字以内、分類、肯定・否定・どちらでもない）。表の後に、分類ごとの件数と、目立った意見を3つ挙げてください。

【制約】

どの分類にも当てはまらない場合は「その他」とし、理由を一言添えてください。回答の意味を保ち、言い換えすぎないでください。

【回答】ここから

（ここに貼り付け）

【回答】ここまで

Googleの開発者向けガイドには、分類が指定外にずれるときは、選択式の問いに書き直す方法が紹介されています。上の例で、選択肢を明示しているのは、そのためです。

確認すること	見るところ
件数	分類の件数の合計が、元の回答数と一致しているか
皮肉や遠回しな不満	肯定に分類されていないか
ずれの傾向	最初の20件ほどを自分でも分類して、比べる

入力してはいけない情報は、回答者の氏名、メールアドレス、会社名、回答に書かれた個人的な事情です。表計算ソフトで、回答の本文の列だけを取り出してから貼り付けます。

3. メルマガの件名案と本文のたたき台

指示文の例は次のとおりです。

あなたは中小企業向けBtoBメルマガの編集者です。

［製造業の購買担当者］向けに、［新しく始めた短納期対応サービス］を知らせるメルマガを作ります。目的は［説明ページへの訪問］です。

【前提】

当社：［従業員○名の金属加工会社］。読者が困っていること：［急な追加発注に対応してくれる会社が少ない］。伝えたいこと：［最短○営業日で対応、対応できる加工の種類］。

【依頼】

1. 件名案を10個。30字以内。切り口（課題提起、数字、質問形など）を変えてください。

2. 本文のたたき台を1つ。600字程度、です・ます調、見出しなし。最後に、説明ページへの案内を1文入れてください。

【制約】

「必ず」「絶対」「業界で唯一」など、根拠を示せない言い方は使わず、事実として書ける表現にしてください。

確認すること	見るところ
裏付け	件名や本文に、自社で裏付けのない数字や実績、比較表現が入っていないか
件名と中身	開封を誘うだけで、中身と合わない件名になっていないか
表記	商品名の表記や敬語の度合いが、自社に合っているか

入力してはいけない情報は、配信リストそのもの、個々の顧客の購入履歴、未発表のキャンペーンの条件です。読者像は、「購買担当者、急な発注に困っている」のように、属性で伝えれば足ります。

4. ブログ記事の構成案と推敲

AIに丸ごと書かせるより、構成を一緒に考える、書いた文章を直してもらう使い方のほうが、自社らしさを保てます。

構成案を頼む指示文の例は次のとおりです。

あなたはBtoB企業のWeb担当者を支援する編集者です。

［工場の省エネ対策を検討中の総務担当者］向けに、［補助金を使わずにできる省エネの第一歩］というテーマで記事を書きます。読み終えたときに、［自社でできることが3つ分かる］状態を目指します。

見出し（H2を5〜6個、各H2の下にH3を2〜3個）の構成案を作ってください。各見出しに、そこで書く内容を1行で添えてください。最後に、この構成で読者が疑問に思いそうな点を3つ挙げてください。

推敲を頼む指示文の例は次のとおりです。

以下は私が書いたブログ記事の下書きです。専門知識のない読者にも分かりやすくなるよう、推敲案を出してください。

【出力形式】

表（列：元の文、修正案、修正の理由）

【制約】

意味が変わる修正はしないでください。事実の確認が必要そうな箇所には「要事実確認」と書いてください。

【下書き】ここから

（ここに貼り付け）

【下書き】ここまで

確認すること	見るところ
構成案	自社が書けない（経験や根拠のない）内容が含まれていないか
推敲	言いたいことの強さやニュアンスが変わっていないか
数字や制度	AIが付け加えた内容を、公的機関などの一次情報で確かめたか

OpenAIのヘルプにも、もっともらしいが事実と異なる回答が出ることがあると書かれています。出力は最初の下書きとして扱い、引用、数字、出典を確かめるよう案内されています。

入力してはいけない情報は、取引先の事例で、先方の許可を得ていない社名や具体的な数字です。「A社（製造業）」のように置き換えます。

業務別の指示文の例 後半 提案書・競合・関数・マニュアル・返信

後半の5つの業務を紹介します。

5. 提案書の骨子

いきなり本文を作るより、骨子（話の流れ）をAIと詰めるほうが進めやすくなります。

指示文の例は次のとおりです。

あなたは、中小企業向けの法人営業の経験が長い営業マネージャーです。以下の条件で、提案書の骨子を作ってください。

【前提】

提案先：［物流業、従業員○名規模］（社名は伏せます）。先方の課題：［配車の手配に毎日○時間かかっている］。当社の提案：［配車業務の見直し支援サービス］。決裁者が気にすること：［費用対効果、現場の負担］。

【出力形式】

スライド10枚程度の構成として、各スライドの「タイトル」と「伝える要点（2〜3行）」を番号つきで挙げてください。最後に、決裁者から出そうな質問と、答えるために用意する資料を挙げてください。

【制約】

効果の数字は入れず、「（効果の試算を入れる）」と空欄にしてください。

確認すること	見るところ
話の順番	先方の課題、解決策、根拠、進め方、費用の順に、無理なくつながっているか
できる約束	自社が提供していないサービスや、できない約束が含まれていないか
効果の数字	自社の実績から計算したものだけを使う

入力してはいけない情報は、提案先の社名、先方から受け取った社内資料、自社の原価や値引きの条件です。

6. 競合の公開情報の整理

公開されている情報を、整理して比べる作業に絞って使います。

指示文の例は次のとおりです。

あなたは市場調査の担当者です。

以下は、競合3社のWebサイトで公開されているサービス紹介文を、私が書き写したものです（［2026年10月］時点）。

次の観点で、比較表を作ってください。観点：対象顧客／主なサービス内容／強調している強み／料金の表示の有無／問い合わせの方法

【制約】

貼り付けた文章に書かれていることだけで、表を作ってください。書かれていない項目は「記載なし」としてください。表の後に、3社が共通して強調している点と、どの社も触れていない点を挙げてください。

【資料】ここから

（各社の公開情報を、社名をA社・B社・C社として貼り付け）

【資料】ここまで

確認すること	見るところ
表の内容	貼り付けた文章に実際に書かれているか。AIの知識で補われていないか
時点	情報が古くなっていないか。サイトは更新される
触れていない点	差別化を考えるヒントであり、事実の断定ではない

入力してはいけない情報は、ログインが必要なページの内容と、取引先経由で入手した競合の非公開の資料です。

7. 表計算の関数作り

やりたいことを日本語で説明すると、関数を提案してもらえます。

表の構造を説明するのが、コツです。

指示文の例は次のとおりです。

Excelで使う関数を作ってください。

【表の構造】

A列：受注日（日付）。B列：担当者名。C列：商品区分（「部品」「工具」「消耗品」のいずれか）。D列：金額（数値）。データは2行目から500行目まで。

【やりたいこと】

F2セルに担当者名を入れると、G2セルに、その担当者の［2026年度上期（4月1日から9月30日）］の「部品」の合計金額が出るようにしたい。

【出力形式】

1. G2に入れる数式

2. 数式の各部分が何をしているかの説明

3. よくある失敗（日付が文字列になっている場合など）と、確認の方法

確認すること	見るところ
計算結果	小さな見本（10行ほど）で、手計算の結果と一致するか
範囲と条件	範囲の指定、日付の条件の境目（以上か未満か）が意図どおりか
ソフト	ExcelとGoogleスプレッドシートでは、関数が違う場合がある。使うソフトを明記する

入力してはいけない情報は、顧客名や個人名が入った実際のデータです。関数作りには、列の構造とやりたいことが分かれば足ります。

8. 社内マニュアルの作成

担当者の頭の中にある手順を、文章にする作業です。

指示文の例は次のとおりです。

あなたは社内マニュアルの編集担当です。

以下は、［問い合わせフォームから来た資料請求への対応手順］を、担当者が口頭で説明した内容のメモです。新しく入った担当者が、一人で作業できるマニュアルにしてください。

【出力形式】

目的（1〜2行）／作業の前に準備するもの／手順（番号つき、1手順に1動作）／判断が必要な場面（「〜の場合は〜」の形で）／よくある間違いと防ぎ方／困ったときの相談先（役職名で）

【制約】

メモに書かれていない手順は足さず、抜けていそうな箇所は、「【確認】〜は誰が行うか」のように質問の形で残してください。

【メモ】ここから

（ここに貼り付け）

【メモ】ここまで

確認すること	見るところ
手順	実際の作業者が読んで、抜けや順番違いがないか
質問	「【確認】」として残った質問に、担当者が答えて書き足したか
名称	画面名やボタン名が、社内のシステムの表示と合っているか

入力してはいけない情報は、社内システムのURLやログインの情報、パスワードの管理方法、セキュリティ対策の具体的な中身です。

9. 問い合わせメールの返信案

Outlookには、メールの下書きをCopilotに作ってもらう機能があります。Microsoftのサポートページでは、「Draft with Copilot」として案内されています。

どのサービスでも、次の指示文の考え方は同じです。

あなたは、当社のお客様窓口の担当者です。

以下のお問い合わせへの、返信メールの案を作ってください。

【前提】

当社の回答内容：［ご希望の仕様は対応可能。納期は受注から約○週間。正式な見積は、担当営業から○営業日以内に送付］。口調：丁寧だが、かしこまりすぎない。です・ます調。

【出力形式】

件名と本文。本文は400字以内。

【制約】

上記の回答内容にない約束（値引き、納期の短縮など）は書かないでください。お問い合わせのうち、回答内容でカバーできていない質問があれば、本文とは別に「未回答の質問」として挙げてください。

【お問い合わせ】ここから

（氏名・会社名・連絡先を消して貼り付け）

【お問い合わせ】ここまで

確認すること	見るところ
約束	自社として約束できない内容（納期、価格、保証）が入っていないか
漏れ	相手の質問すべてに答えているか。「未回答の質問」の欄を確認する
送信	宛名と署名は人が入れ、送信の判断も人が行う

入力してはいけない情報は、問い合わせた人の氏名、会社名、メールアドレス、電話番号、添付資料です。クレームの場合も、個人が特定できる部分は消してから入力します。

出力を確認する手順

どの業務でも、出力を使う前の確認は人が行います。

OpenAIのヘルプは、ChatGPTを最初の下書きとして使い、重要な情報を確認するよう案内しています。Microsoftのページも、Copilotの回答を確認し、必要に応じて信頼できる情報源と照らし合わせるよう案内しています。

確認の4つの手順

順番	確認すること	方法
1	数字、日付、固有名詞	元の資料と照らし合わせる
2	事実の主張や制度の説明	公的機関などの一次情報で確かめる
3	約束してよい内容か	社内の決まりと、契約の内容を確認する
4	社外に出す文章	最後に、人が読んで判断する

公開前の確認者を決める

社外に出す文章は、書いた人とは別の人が、一度読む形にします。

AIの出力は、もっともらしく見えるため、書いた本人は誤りに気付きにくくなります。

うまくいった指示文は共有する

うまくいった指示文は、社内で共有しておきます。

プロジェクトやGemに登録しておけば、担当者が替わっても、同じ型で使い続けられます。

売れるサイトはみな謙虚 指示文も足さずに引く

ここまで、指示文に入れる要素を整理してきました。この考え方に、名前を付けて紹介します。

「売れるサイトはみな謙虚」という考え方です。大きく見せる言葉や機能を足していくより、訪れた人が迷う要素を引いていくほうが、次の一歩を踏み出してもらえるという見方です。

AIへの指示文にも、そのまま当てはまります。

指示文から引くもの

引くもの	引いたあとの状態
業務に関係のない背景の説明	AIが、必要な前提に集中できる
同じことを言い換えた指示	指示が矛盾せず、出力がぶれにくい
個人情報や社外秘の資料	入力してはいけない情報が、最初から含まれない
一度に頼む複数の作業	1つずつ確認でき、直す場所が分かる

引いても残すもの

引いても、残すものがあります。

目的、前提、出力形式、制約です。この4つがあれば、役割を省いても、多くの業務は進められます。

公式ガイドも、すべての要素を入れる必要はないと案内しています。まず短く書き、足りない部分を足していく順番が安全です。

よくある質問

Q1. ChatGPT、Claude、Gemini、Copilotのどれを使えばよいですか

公式ガイドに共通する書き方は同じなので、指示文の型は、どのサービスにも使えます。

選ぶ基準は、自社の情報管理の決まりと、契約しているプランです。入力した内容の扱いはサービスとプランで違うため、各社のヘルプで確かめてください。

Q2. 5要素は、全部入れないといけませんか

全部は必要ありません。

Googleの案内も、Microsoftの案内も、必須の要素は限られると説明しています。迷ったら、目的と出力形式の2つから書き始めます。

Q3. 氏名を消せば、顧客の情報を入力してよいですか

氏名を消すだけでは、足りない場合があります。

会社名、役職、所在地、取引の内容が重なると、誰のことかが分かることがあります。個人が特定できるかどうかは、自社の決まりと、契約の秘密保持の条項に照らして判断してください。

Q4. 出力に間違いがあったら、どうすればよいですか

どの業務でも、出力は最初の下書きとして扱います。

間違いを見つけたら、どこが違うかを具体的に伝えて、直してもらいます。数字や固有名詞は、AIに再確認させるよりも、元の資料で人が確かめるほうが確実です。

Q5. 担当者が替わっても同じ品質で使えますか

うまくいった指示文を、プロジェクトやGemに登録して共有しておくと、同じ型で使い続けられます。

登録する指示文には、置き換える部分を角かっこで示しておきます。入力してはいけない情報の一覧も、あわせて残してください。

今日できる点検

今日の作業時間が10分あれば、次の点検表で現状を確かめられます。

区分	確認する項目	状態
型	指示文に、目的と出力形式を書いている	□
型	制約には、「しないこと」と一緒に「すること」を書いている	□
区切り	資料を貼るとき、指示と資料の境目に記号を入れている	□
情報	入力してはいけない情報の一覧を、自社で決めた	□
設定	使うサービスの、入力内容の扱いを公式ヘルプで確かめた	□
確認	数字、日付、固有名詞を、元の資料で確かめている	□
確認	社外に出す文章は、書いた人とは別の人が読んでいる	□
共有	うまくいった指示文を、社内で共有できる場所に残した	□

全部にチェックが入らなくても、問題ではありません。チェックの入らない行が、次にやることです。

まとめ

生成AIを仕事で使うときは、指示文の型と、入力してはいけない情報の線引きを先に決めます。

項目	要点
指示文の型	役割、目的、前提、出力形式、制約。すべてを入れなくてよい
制約	「しないこと」と一緒に「すること」を書く
長い資料	指示と資料の境目を、記号で区切る
入力しない情報	個人情報、秘密保持の対象、社外秘の資料
入力内容の扱い	サービスとプラン、設定で違うので、公式ヘルプで確かめる
出力の扱い	最初の下書きとして扱い、数字や固有名詞は人が確かめる
共有	うまくいった指示文は、プロジェクトやGemに残す

最初の1回は、議事録の整理か、問い合わせへの返信案から試せます。

生成AIの使い方や、その先のサイトの導線の見直しに迷うときは、初回60分のオンライン相談でお話しできます。

ページを増やしても問い合わせが来ないなら、原因はページの外にあります。その場合は、下の入口からご相談ください。