「プレゼン資料って、何から手をつければいいの？」「たくさん伝えたいことがあるけど、どうまとめたらスッキリするんだろう…」
プレゼン資料作り、なんだか難しそうに感じますよね。でも大丈夫！この記事を読めば、「なるほど、こうすればいいんだ！」と、資料作りのコツがきっと掴めます。
プレゼンで一番大切なのは、「何を一番伝えたいか」をハッキリさせること。 そして、それを聞いている人に分かりやすく届けることです。
この記事では、
- 「伝わる」プレゼン資料って、どういうもの？
- たくさんの情報から、「これだけは伝えたい！」を見つける方法
- 聞いている人が「うんうん」と頷いてくれる資料作りのコツ
などについて、プレゼンのプロが、まるで隣で教えてくれるように、やさしく解説します。資料作りの不安を解消して、あなたのプレゼンを成功させるヒントが満載ですよ！
「伝わる」プレゼン資料って、どんなもの？
まず、良いプレゼン資料ってどんなものでしょう？それはズバリ、「言いたいことが分かりやすい」資料です。
そのためには、
- 情報をギュッと絞る: 1枚のスライドに言いたいことは1つだけ！
- 見てほしい場所にポン！: 大事なことは、自然と目が行く場所に置く。
- 見やすい色と文字: チカチカしない色使い、読みやすい文字を選ぶ。
こんなポイントを押さえるだけで、グッと分かりやすい資料になります。
例えば…
- 情報を絞る: 1枚のスライドにあれもこれもと情報を詰め込むと、結局何が言いたいのか分からなくなってしまいます。3つくらいまでに絞るのがコツです。
- 大事なことは目立つ場所に: 一番伝えたいメッセージは、スライドの中でもパッと目につく場所に置きましょう。
- 箇条書きやグラフを上手に使う: 文字ばかりだと読むのが大変。箇条書きにしたり、グラフや図を入れたりすると、見た目もスッキリして分かりやすくなります。
誰にプレゼンするのか、何を目的にプレゼンするのかで、資料の作り方も少し変わってきます。
- 会社の偉い人向け: 数字やデータを使って、短く分かりやすく。
- 一般のお客さん向け: イラストや写真を使って、親しみやすく。
これから、もっと具体的なテクニックを見ていきましょう！
「伝えたいこと」をハッキリさせるための基本
プレゼンで一番大事なのは、聞いている人に「なるほどね！」と思ってもらうこと。そのためには、最初に「これが言いたいんです！」と核心を伝えるのがポイントです。
最初の30秒が勝負！
ビジネスの場面では、みんな忙しいもの。長々とした前置きは、聞いてもらえません。
- 例えば、新しい商品を提案するなら…: 「この商品を使えば、あなたの会社の売上が30%アップします！」みたいに、具体的な数字を最初にドーンと出すと、「おっ！」と興味を持ってもらえます。
- 特に会社の偉い人には効果的！: 「どれくらい儲かるの？」「どれくらい安くなるの？」といった具体的な数字を最初に示すと、話を聞いてもらいやすくなります。
資料の順番も大切！
- 1枚目のスライドに「結論」をドン！: まず「これが言いたいです！」を最初に持ってくる。
- 2枚目以降で「なぜなら…」と詳しく説明: あとから理由や細かい説明を加えていく。
PowerPoint（パワーポイント）のような資料作成ソフトを使う時は、アニメーション（文字や図が動く効果）は使いすぎないのがコツ。グラフや図を上手に使って、分かりやすくしましょう。
聞いている人がどんな立場の人かによって、専門的な話と、会社全体にとってどうなのか、という話のバランスを考えるのも大切です。
何を伝える？「プレゼンの目的」を決めよう！
プレゼンをする時、「何を達成したいのか」をハッキリさせることが、とっても大切です。
ビジネスの場面では、時間が限られていることが多いですよね。偉い人に報告したり、何かを提案したりする時は、面白い話よりも、「何を言いたいのか」をサッと伝えることが求められます。
- 例えば、会議で何かを提案するなら…: 最初の30秒で「結論はこれです！」と伝えるのが効果的。
- 数字やデータを見せながら: 「なぜこの提案が必要なの？」「どんな良いことがあるの？」といった、一番大事な部分に集中して話しましょう。
ある調査によると、大企業の社長さんの多くが、プレゼンの最初に結論を知りたいと思っているそうです。また、日本のマーケティング協会の調査では、会社の偉い人向けのプレゼンでは、85%以上の人が「3分以内に要点を言ってほしい」と考えているとか。
会議の雰囲気や聞いている人の立場を考えて、時には長い話を省略して、ズバッと核心に迫るのが成功の近道です！
どう並べる？「構成」を考えるのが超重要！
プレゼン資料の「構成」、つまりスライドをどんな順番で並べるかは、全体の分かりやすさを大きく左右します。
PowerPointのようなソフトなら、スライドの順番は後から自由に変えられるので、色々試して一番しっくりくる流れを見つけましょう。
論理的な並べ方がカギ！
情報に優先順位をつけて、話がスムーズに流れるように並べ替えるだけで、聞いている人の理解度がグーンとアップします。
- ビジネスプレゼンで役立つ方法:
- PREP法（プレップほう）: 結論(Point) → 理由(Reason) → 具体例(Example) → 結論(Point) の順番で話す方法。
- ピラミッド構造: 一番上に結論を置いて、その下に理由や証拠を積み重ねていく形。
最初に結論を伝えてから、その理由を説明する流れにすると、聞いている人も飽きずに集中してくれます。
最近のPowerPointには、AIが構成を提案してくれる機能もあるみたいです。便利そうですが、AIの言うことをそのまま鵜呑みにせず、自分の経験や「こうした方が良さそう」という感覚も大事にしながら、最終的に決めるのが良いでしょう。
プレゼンの構成を考える時は、「こんな質問が来るかな？」「こう反論されたらどうしよう？」と、聞いている人とのやり取りも想像しながら準備すると、よりしっかりした内容になりますよ。
「要点くっきり！」資料作成テクニック集
「よし、構成は決まった！次はどうやってスライドを作ればいいの？」
ここからは、実際にスライドを作る時の具体的なテクニックをご紹介します。聞いている人に「なるほど！」と思ってもらえる資料作りのコツ、見ていきましょう！
ゴールデンルール！「1スライド＝1メッセージ」
プレゼン資料作りの一番大事なルール、それは「1枚のスライドには、言いたいことを1つだけ書く」です。
PowerPointやKeynote（キーノート）でスライドを作る時、1枚にあれもこれもと情報を詰め込むのはNG！
- 例えば、売上が上がったことを伝えたいなら…: 「2022年度の売上が、前の年より20%増えました！」という1つのメッセージに絞りましょう。
情報が多すぎるスライドは、聞いている人が「えっと、結局何が言いたいの？」と混乱してしまいます。
マイクロソフト社の調査によると、1枚のスライドに書く情報は3～4項目くらいがベストだとか。それ以上だと、なかなか覚えてもらえないんですね。
- スライドの基本レイアウト:
- 上の方に「見出し（タイトル）」
- 真ん中に「一番伝えたいこと」や「図・グラフ」
を置くのが基本です。
IBMという会社のプレゼン資料のルールでは、1スライドあたりの文字数は20～30文字くらいに抑えるのが良いとされています。
実は、文字よりも絵やグラフの方が、5倍以上も記憶に残りやすいんですって！だから、グラフや図を上手に使って、1つのメッセージを印象づけましょう。
目はどこへ行く？「視線の動き」を考えた配置
資料に情報を置く時、人が自然とどこを見るか、という「視線の流れ」を考えるのが大切です。
- 欧米の人は「Z」の形: 左上 → 右上 → 左下 → 右下 の順に見る傾向があるそうです。
- 日本の人は「N」の形: 左上 → 左下 → 右上 → 右下 の順に情報を追うことが多いとか。
この特徴を利用して、
- スライドの左上に「一番大事なメッセージ」や「見出し」を置く
のがベスト！ PowerPointで新しい文字の箱を作ると、だいたい左上に置かれるのも、このためなんですね。
視線の動きを考えて情報を配置すると、聞いている人の理解度が平均で30%もアップするというデータもあるくらいです。
- 画像やグラフは右側
- 説明の文字は左側
に置くと、情報がスッキリ整理されて見やすくなります。
大事な情報から順番に、自然な視線の流れに沿って配置することで、聞いている人は無理なく内容を理解してくれるはずです。
見た目が大事！「色」と「フォント」の選び方
プレゼン資料の「見た目の印象」を大きく左右するのが、色使いと文字（フォント）の選び方です。
- 色は3色くらいに絞る:
- メインカラー: 会社のロゴの色など、一番基本になる色。
- アクセントカラー: メインカラーと相性の良い色（反対の色や似たような色）を選ぶと、まとまりが出ます。
- 文字（フォント）の選び方:
- 見出し: 太めのゴシック体（例：UD新ゴ M、游ゴシック体）
- 本文: 読みやすいゴシック体（例：ヒラギノ角ゴシック、メイリオ）
- 文字の大きさも重要！:
- 見出し: 32ポイント以上
- 本文: 24ポイント以上
これくらい大きくすると、後ろの席の人にも見やすくなります。
- 背景とのバランス:
- 背景が暗い色なら、文字は白っぽく。
- 背景が明るい色なら、文字は黒っぽく。
このように、ハッキリ見える色の組み合わせ（コントラスト）を意識しましょう。
PowerPointに最初から入っているデザイン（テーマ）を使う時も、文字の大きさや行と行の間隔を調整すると、もっと読みやすくなりますよ。
もし色やフォント選びに迷ったら、上手な人のプレゼン資料を参考にしてみるのも良い方法です。
もっと伝わる！プレゼン効果をアップさせる方法
資料がバッチリできたら、今度はそれをどうやって伝えるか、です。聞いている人の心をつかむための、ちょっとした工夫をご紹介します。
「おっ！」と思わせる3つの「つかみ」テクニック
プレゼンの最初の3分は、聞いている人の心をつかめるかどうかの勝負どき！
- 「えっ、そうなの！？」で注目を集める: 意外な事実や数字を最初にポンと出すと、聞いている人は「何だろう？」と興味を持ってくれます。
- 例：「実は、日本企業の87%が、プレゼンの質に課題を感じているんです！」
- 「これ、私のことかも…」と共感させる: 聞いている人に関係のある身近な問題から話を始めると、「うんうん、そうなんだよね」と共感してもらえます。
- 例：「今日の会議で決めなければならない、あの重要な件ですが…」
- 「見て、触って、体験して！」で引き込む:
PowerPointのアニメーションを少し使ったり、試作品を実際に見せたり触ってもらったりすると、五感に訴えかけて印象がグッと強くなります。
「話し方」ひとつで、印象はガラリと変わる！
聞いている人の心をつかむには、話し方もとっても大切。
- 声の大きさとスピードに変化を:
ずっと同じ調子で話していると、眠くなってしまいますよね。大事なところは少し声を大きくしたり、ゆっくり話したりすると、聞いている人に「ここが重要なんだな」と伝わります。特に結論や大事な数字を言う時は、一呼吸おいてから、ゆっくりと話すのが効果的。 - ジェスチャーで分かりやすく:
身振り手振りも、伝えるのを助けてくれます。両手を広げて全体像を示したり、指で数を数えながらポイントを説明したりすると、見た目にも分かりやすくなります。 - アイコンタクトも忘れずに:
聞いている人の顔を見ながら、時々視線を送ることで、「ちゃんと聞いてくれていますか？」という気持ちが伝わり、コミュニケーションが生まれます。
特に短いプレゼンでは、ダラダラと話すのは禁物。ある研究によると、人の集中力は始まって10分でガクンと落ちるそうです。だから、最初の1分で結論を言って、その後に理由を説明する「逆三角形」の話し方が効果的です。
声の調子（トーン）を少し上げたり下げたりするだけでも、話にメリハリが出て、聞きやすくなりますよ。
「この提案、絶対いいんです！」と自信を持つ
プレゼンを成功させるには、「私が言っていることは、本当に素晴らしいんです！」という自信が不可欠です。
自信を持って話すためには、まず、提案する内容を100%理解しておくことが大前提。
- 準備が大切: 大企業のプレゼンターは、資料の内容をカンペキに覚えていて、どんな質問が来ても答えられるように準備しているそうです。
- 不安なら相談を: もし提案内容に自信が持てなかったら、事前に同僚や上司に聞いてもらって、アドバイスをもらうのがおすすめです。
プレゼンの場で質問された時に、すぐに的確に答えられたら、「この人はちゃんと分かっているな」と信頼してもらえます。
また、提案内容を裏付けるデータや具体的な例を用意しておくと、より説得力が増します。
自信を持って話すと、聞いている人の90%以上が良い印象を持つ、という調査結果もあるくらいです。ビジネスの場では、自信を持つことが成功への大きな一歩なんですね。
「要点重視」プレゼン資料作りQ&Aコーナー
「プレゼン資料作り、なんとなく分かってきたけど、まだちょっと不安…」
そんなあなたのために、よくある質問や悩みにお答えします！
Q. なんでそんなに「要点重視」なの？
A. みんな忙しいから、時間が大切なんです！
今のビジネスの世界は、変化がとっても速いですよね。だから、短い時間で正しい判断をすることが求められています。長いお話よりも、パッと要点が分かるプレゼンが好まれるんです。
マイクロソフト社の調査では、人の集中力は8分を過ぎると急に落ちてしまうとか。
「要点重視」のプレゼンには、いいことが3つあります。
- 早く決められる！: 意思決定のスピードがアップします。
- 分かりやすい！: 聞いている人が内容を理解しやすくなります。
- 時間短縮！: 話す人の説明時間も短くできます。
特にビジネスの現場では、1日に何回も会議があることも。だから、15分くらいで結論まで分かる、短いプレゼンが好まれるようになってきました。
ただし、商品の感動的なストーリーを伝えたい時など、場合によってはじっくり話す方が良いこともありますよ。
Q. 資料作りで、ついやっちゃう失敗ってある？
A. あります、あります！いくつか代表的なものをご紹介しますね。
- 情報詰め込みすぎ！: 1枚のスライドにあれもこれもと情報を入れると、結局何が言いたいのか分からなくなります。
- 文字が小さすぎ！: 小さい文字でギッシリ書くのもNG。PowerPointなら、最低でも24ポイント以上の大きさにしましょう。
- 画像や図の置き場所が…: スライドの上に大きな画像をドーンと置くと、下の文字が見えにくくなってしまいます。
- アニメーション使いすぎ！: 文字が踊ったり、画像がクルクル回ったりする派手な演出は、プロっぽく見えません。
- 色がチカチカ、ゴチャゴチャ！: 見にくい色の組み合わせや、3色以上をむやみに使うのは避けましょう。
- 練習不足で時間オーバー！: 本番前にしっかり練習しないと、時間配分を間違えてしまいます。
Q. プレゼンが終わった後、何かすることはある？
A. あります！「効果測定」が大切です。
プレゼンがうまく行ったかどうか、次に活かすために振り返りましょう。
- 聞いてくれた人に感想を聞く: アンケートを取ったり、直接話を聞いたりして、言いたいことがちゃんと伝わったか確認しましょう。
- 目標は達成できた？: もし具体的な数字の目標があったなら、どれくらい達成できたか分析します。
- 質問タイムはチャンス！: 質問が出た内容は、説明が足りなかったり、分かりにくかったりした部分かもしれません。次の改善点が見つかります。
- ビデオで自分をチェック！: 自分のプレゼンをビデオで撮って見返すと、話し方や身振り手振り、スライドの見やすさなどを客観的に見ることができます。
集めた情報をもとに、「次はこうしてみよう！」と改善していくことが、プレゼンスキルアップの近道です。
Q. 資料に「目次」っているの？
A. 資料の長さや種類によります！
- 短いプレゼン（5分以内くらい）なら、いらないかも。
- 長いプレゼン（20分以上）なら、あった方が分かりやすい！ 今どこを話しているのか、聞いている人が迷子にならずに済みます。
- 特に必要なのは…: 30ページを超えるような長い資料や、説明書のようなものには、目次があった方が断然使いやすいです。
ビジネスのプレゼンでは、最初に「今日お話しするのは、こんな内容です」と全体像（アジェンダ）を見せると、聞いている人も心構えができて良いですね。
ただし、あえて最後に驚かせたい時や、ドラマチックな展開にしたい時は、目次を省略するのもアリです。
Q. 目次のデザインって、どうすればいい？
A. 見やすさと分かりやすさがポイント！
- 階層を作る: PowerPointなら、大項目・中項目・小項目みたいに、段差をつけて情報を整理すると見やすくなります。
- 文字の大きさ: メインの見出しは16ポイント、細かい項目は14ポイントくらいが目安。
- 色使い: 会社のロゴの色を基本に、2～3色くらいにまとめるとスッキリ。
- ページ番号をつける: すぐに目的のページに飛べるように、各項目にスライド番号をつけましょう。
- テンプレートも活用: デザインに迷ったら、PowerPointに入っているテンプレートを使うと、簡単に統一感のある目次が作れます。
- 1ページに収まるように: あまり項目が多すぎると見にくいので、1ページに収まるように調整しましょう。
まとめ：あなたも「伝わるプレゼン」ができる！
今回は、プレゼン資料作りで大切な「要点をしっかり伝える」ための方法について、色々とお話ししてきました。
要点を絞ったプレゼン資料は、短い時間で大きな効果を生み出すための、とっても大切なスキルです。聞いている人の時間と集中力は限られています。その中で、一番伝えたいメッセージを確実に届けることが、何よりも重要なんですね。
もし、これまでのプレゼンで「なんだかうまくいかないな…」と思っていた方も、今回ご紹介したテクニックを試してみてください。きっと、あなたのプレゼンはもっと効果的に、そして聞いている人の心に響くものになるはずです。
まずは次回のプレゼンで、今日お話しした中から一つでもいいので、取り入れてみてください。その小さな一歩が、あなたのプレゼンスキルを大きく成長させる、確かな一歩になりますよ！応援しています！
